プロセスドキュメント管理システム　DocumalV4

金融業における規程・通達管理 D銀行様

金融機関の事務規程、契約書、書式類を統合管理し、定期的な見直し業務の効率化を図る

課題

事務規程・契約書・書式類が、各々別システムに保管されており、効率が悪い状況でした。
また、紙ベースでの管理のため、担当者が文書の改訂作業の度、改訂、承認、印刷、支店への配送など業務の負荷が高く、用紙代・印刷代・輸送コストの負担も大きい状況でした。

改善点

• 改善点1　事務規程の電子化と契約書・書式類の統合管理
• 改善点2　文書改訂・通達業務のワークフロー化

運用フロー

現行システムから事務規程・契約書・書式類を「Documal」に移行し、一元管理を実現しました。
また、改訂作業は、使い慣れたWordでの編集、ワークフローによる承認処理、各部署への自動メール送信と、一連の業務を全て「Documal」で運用可能にしました。 また、事務規程は、公開日を指定して、本部・各支店からＨＴＭＬ形式で参照することが可能です。

導入効果

事務規程や契約書等の文書を電子化することにより、全文検索や文書間のリンク連携が可能となり、業務効率が格段にアップしました。
また、これまでの紙文書を廃止することで、印刷代や輸送コストが激減しました。